Il whistleblowing è un istituto giuridico finalizzato a proteggere chi effettua una segnalazione inerente a violazioni di cui sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Gentile whistleblower,
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo UE 2016/679 (in seguito “GDPR”) e della normativa di riferimento, La informiamo che i dati personali da Lei forniti nell’ambito della segnalazione di illeciti ed irregolarità saranno trattati con le modalità e per le finalità di seguito indicate.
1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento, ai sensi degli art.26 del Reg. UE 2016/679, a seconda della società destinataria della segnalazione, è
Ocmis Irrigazione S.p.A. a Socio Unico - in persona del legale rappresentante pro tempore, con sede in Via S. Eusebio, 7, 41014 Castelvetro di Modena (MO) - Italy.; C.F., P.IVA, Numero Iscrizione C.C.I.A.A. di Modena 01294030364 - PEC: ocmis@pec.ocmis-irrigazione.it; e-mail info@ocmis-irrigation.com; il quale effettua i trattamenti descritti nella presente informativa pubblicata nel sito internet www.ocmis-group.com (di seguito Sito internet).
R.M. S.r.l., in persona del legale rappresentante pro tempore, con sede in via Palona n. 28/C, 41014 Castelvetro di Modena (MO) - Italy, C.F., P.IVA, Numero Iscrizione C.C.I.A.A. di Modena 02264240363 - PEC: officinerm@pec.officinerm.it; e-mail info@officinerm.it; Numero Iscrizione R.E.A. MO278108 - il quale effettua i trattamenti descritti nella presente informativa pubblicata nel sito internet www.officinerm.it (di seguito Sito internet).PEC:
2. Finalità del trattamento dei Dati raccolti
Il trattamento dei Suoi dati personali è eseguito per la gestione delle segnalazioni ricevute di presunte violazioni o irregolarità di disposizioni normative nazionali e/o dell’Unione Europea, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato da parte di dipendenti, collaboratori e soggetti terzi, secondo quanto previsto dal D.Lgs. n. 24/2023.
I dati di natura personale forniti per segnalare le presunte condotte illecite e delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con Ocmis Irrigazione S.p.a. o con Officine RM S.r.l., , potranno essere utilizzati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie, volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione, nonché, se del caso, adottare le adeguate misure correttive ed intraprendere le opportune azioni disciplinari con eventuale adozione di provvedimento, nonché azioni giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.
I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.
3. Categorie di dati personali trattati
In seguito ad una segnalazione, i dati personali trattati saranno tutti quelli rilevanti per la gestione della stessa, da Lei forniti durante la compilazione dell’apposito form oppure raccolti durante l’istruttoria e potranno riguardare:
- dati comuni tra i quali anagrafici (ad es. nome e cognome) e di contatto (ad es. numero di telefono, e-mail, ecc...), anche di dipendenti, clienti e soggetti terzi (quali ad es. fornitori e consulenti);
- dati relativi all’occupazione lavorativa (ad es. collaboratore esterno, società di appartenenza), dati relativi alle qualifiche, mansioni e, comunque, relativi al rapporto di lavoro (es. tipologia di contratto, inquadramento), dati previdenziali e retributivi;
- dati inerenti all’illecito segnalato, ad es. documenti scritti, fotografie, video, dati relativi alle categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 GDPR (es. dati sanitari, ecc..), dati relativi a provvedimenti amministrativi, dati giudiziari, sentenze civili, condanne penali e reati di cui all’art. 10 GDPR, anche relativi a terzi soggetti coinvolti nella segnalazione.
I dati personali sono raccolti direttamente dall’interessato – ad es. i dati riferiti al segnalante – o presso terzi (ad es. come accade per i dati personali del soggetto segnalato o di eventuali soggetti terzi), ricavati dalla segnalazione o dalle attività di indagine svolte successivamente.
4. Base giuridica del trattamento
La base giuridica su cui si fondano i trattamenti sopra indicati è la seguente:
- art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR, ossia adempimento di obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento individuato nel D.Lgs. n. 24/2023, nonché interesse legittimo del Titolare del trattamento a prevenire e reprimere condotte illecite che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e, se del caso, tutelare gli interessi legittimi del Titolare e/o di terzi, anche in sede giudiziari, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR.
- per quanto concerne il trattamento dei dati appartenenti alle categorie particolari, la base giuridica è rinvenibile all’art. 9, par. 2 lett. b) del GDPR, ossia adempimento di obblighi al quale è soggetto il Titolare del trattamento e lett. f), ossia accertamento, esercizio e difesa di un diritto;
- in riferimento ai dati concernenti condanne e reati, la base giuridica è rinvenibile all’art. 2 octies, par. 3 del D.Lgs. n. 196/2003 (c.d. “Codice Privacy”)
Per il trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 2 della presente informativa il Suo consenso non è necessario.
5. Modalità di trattamento
Il trattamento sarà svolto mediante il ricorso a modalità e strumenti manuali, informatici oppure in forma di registrazione vocale, nel rispetto delle misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, di cui all’art. 32 del GDPR ad opera di soggetti appositamente incaricati, in ottemperanza a quanto previsto dell’art. 29 del GDPR.
Saranno impiegate le misure di sicurezza atte a garantire la riservatezza riguardo l’identità del wistleblower e dei contenuti della segnalazione, nonché del/i soggetto/i interessato/i cui tali dati si riferiscono.
A sua tutela, solo il destinatario del canale informativo predisposto all’interno di Ocmis Irrigazione S.p.a. e di Officine RM S.r.l., riceve ed è in grado di visualizzare i contenuti della segnalazione e l’eventuale identità dei segnalanti. Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, se nota e salvo espressa autorizzazione da parte dell’interessato, non sarà mai rivelata l’identità del segnalante, né saranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso.
6. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati è facoltativo, tuttavia l’eventuale rifiuto a fornirli, ovvero, il mancato consenso al loro trattamento, determinerà l’impossibilità di classificare la segnalazione come whistleblowing. Nel caso in cui il segnalante non volesse fornire i suoi dati identificativi (nome, cognome), procedendo con una segnalazione anonima, quest’ultima sarà presa in considerazione esclusivamente laddove adeguatamente circostanziata, resa con dovizia di particolari e dunque in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.
7. Comunicazione e diffusione dei dati
I dati raccolti non saranno diffusi.
L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, la stessa non possono essere rivelate a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, se non previo consenso espresso della persona segnalante conformemente a quanto previsto dal D.Lgs. n. 24/2023.
Il diritto alla riservatezza cessa qualora sia configurabile a carico del segnalante una responsabilità a titolo di calunnia e diffamazione, ai sensi del Codice Penale o dell’art. 2043 c.c., oppure nelle ipotesi previste dall’art. 12 del D.Lgs. n. 24/2023.
Il trattamento dei Suoi dati personali sarà effettuato, dunque, da soggetti competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzati a trattare tali dati ai sensi degli art. 29 e 32, par. 4 del GDPR e dell’art. 2 – quaterdecies D.Lgs. n. 196/03.
I dati personali, in relazione alle finalità di cui sopra, potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:
- A terze parti (ad es. società) che forniscono prestazioni e/o servizi strumentali anche di natura tecnica ed organizzativa, necessari per l’espletamento delle finalità di cui alla presente informativa e laddove previsto individuati quali Responsabili del trattamento;
- Altri organi coinvolti eventualmente nell’istruttoria e gestione della stessa, nonché ad organi di vigilanza e controllo;
- Autorità giudiziaria, enti ed amministrazioni pubbliche a cui i dati devono essere comunicati per legge;
- professionisti esterni di cui Ocmis Irrigazione S.p.a. e Officine RM S.r.l. si avvalgono per la fornitura di servizi e consulenze, compresa l’assistenza legale.
A seconda dei casi, tali soggetti possono agire in autonomia (c.d. “Titolari del trattamento”) o per conto nostro, nei limiti delle istruzioni impartite (c.d. “Responsabili esterni del trattamento”).
L’elenco aggiornato dei Responsabili esterni del trattamento è disponibile, su richiesta, inviando comunicazione ai contatti indicati nella presente informativa.
Il Titolare, al fine di perseguire le finalità di cui sopra, potrà comunicare, previa adozione degli strumenti che garantiscono la riservatezza delle informazioni contenute nelle segnalazioni, i dati da Lei forniti e successivamente raccolti da professionisti, a vario titolo, coinvolti nel processo di istruttoria e gestione delle segnalazioni.
I suoi dati non saranno inseriti all’interno di alcun processo decisionale automatizzato.
8. Trasferimento dei dati a paesi terzi
Il Titolare del Trattamento non trasferisce i dati personali in paesi terzi; tuttavia, si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud ed in tal caso i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 2016/679.
9. Conservazione
I suoi dati personali saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per un periodo di tempo non superiore a 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. Successivamente qualora permangano necessità di conservazione per la tutela giurisdizionale e/o per eventuali procedimenti disciplinari e/o penali, i dati verranno conservati per garantire tali finalità e sino alla conclusione degli stessi.
10. Diritti dell’interessato
In ogni momento lei potrà esercitare ai sensi degli Artt. 15-22 del GDPR 2016/679, il diritto di:
- ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e in tal caso ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
- o finalità del trattamento;
- o categorie dei dati personali;
- o destinatari o categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati;
- o il periodo di conservazione, ove possibile;
- ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati;
- ottenere la limitazione del trattamento, in tutto od in parte;
- ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
- opporsi al trattamento in qualsiasi momento per motivi connessi alla Sua situazione
Per far valere i Suoi diritti e/o per richiedere ulteriori informazioni potrà rivolgersi al Titolare del Trattamento, a seconda della società di riferimento.
L’esercizio dei diritti di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR da parte dell’Interessato Segnalato sarà garantito compatibilmente con le esigenze di riservatezza dell’identità del Segnalante, ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023, nonché dell’art. 2 undecies del D.Lgs. n. 196/2003 e s.mi. (c.d. “Codice Privacy”) ed in attuazione dell’art. 23 del GDPR, il quale prevede che i summenzionati diritti non possano essere esercitati da parte delle persone coinvolte nelle segnalazioni, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona segnalante.
Lei, inoltre, ha il diritto, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).